Privacy Statement


Hieronder vindt u ons Privacy Statement. Lees deze geregeld door aangezien het statement onderhevig is aan veranderingen.
 

Wie zijn wij?

Uw gegevens worden verwerkt door Van Rein Instituut. Wij zijn een multidisciplinaire praktijk die door de inzet van verschillende zelfstandige osteopaten, podologen, psychologen, hypnotherapeuten, kinesiologen e.d. cliënten helpt naar een pijn en klachten vrij bestaan.


Osteopathie is bijvoorbeeld een manuele geneeswijze waarbij de oorzaak/oorsprong van de klacht wordt aangepakt. Om u succesvol te kunnen behandelen dienen wij gegevens van u te registreren. 
Wij stellen bij de uitvoering van onze diensten zelf het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vast. Volgens de wet zijn wij daarom Verwerkingsverantwoordelijke.

Onze contactgegevens zijn:

 

Waarom dit statement?

Wij zijn ervoor verantwoordelijk om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen. Wij willen o.a. transparant zijn over de soorten gegevens die wij verwerken, de doelen voor de verwerking, met wie wij gegevens delen en welke rechten u heeft. In dit privacy-statement informeren wij u hierover.
 

Verwerking van uw gegevens

Wanneer u een behandeling of een andere dienst bij ons wilt afnemen vragen wij om persoonsgegevens. Deze gegevens verstrekt u aan ons. Als u cliënt bij ons bent kunnen wij u in bepaalde gevallen ook rechtstreeks vragen om persoonsgegevens te verstrekken.

NAW gegevens
Welke gegevens wij van u verwerken is afhankelijk van het contact dat wij met u hebben:

  • Als u onze website bezoekt en onze systemen gebruikt, verzamelen we via uw IP-adres gegevens over uw bezoek aan onze site, cookies en cookie-instellingen. Wij maken alleen gebruik van cookies die een functionele rol binnen onze website of diensten spelen.

  • Als u informatie bij ons opvraagt, vragen wij u uw contactgegevens op te geven zodat wij de informatie aan u kunnen sturen.

  • Als u klant wordt, hebben wij in ieder geval uw contactgegevens (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres) nodig. Deze gegevens gebruiken wij voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben.

  • Als u bij ons solliciteert, vragen wij uw cv, eventueel diploma’s en mogelijk andere persoonsgegevens. Deze gegevens bewaren wij, na uw toestemming, maximaal 12 maanden nadat u bij ons heeft gesolliciteerd.
     

Financiele gegevens
Als u klant bij ons bent, kunnen wij uw bankrekeningnummer gebruiken om betalingen te doen en te incasseren.

Gezondheidsgegevens
Om u succesvol te kunnen behandelen hebben wij informatie over uw gezondheid nodig. 

Onze medewerkers verwerken alleen gezondheidsgegevens die zij voor de uitvoering van de werkzaamheden nodig hebben. Deze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van de gegevens die zij verwerken.



Burgerservicenummer (BSN)
In sommige gevallen verwerken wij ook uw BSN. Wij verwerken uw BSN alleen als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben.

Gegevens over uw contact met ons
Wij verwerken gegevens over het contact dat u met ons had wanneer u ons een vraag heeft gesteld of wanneer u een klacht bij ons indient. Uw klacht nemen wij op in onze klachtenadministratie.
 

Hoe komen wij aan persoonsgegevens?

In de meeste gevallen krijgen wij de gegevens van u persoonlijk. Wij kunnen ook gegevens ontvangen en verwerken van andere partijen zoals de podoloog of een ingehuurde partij. We leggen in ons verwerkingenregister vast van welke bronnen we gegevens hebben ontvangen als deze bronnen bij ons bekend zijn. We informeren u zoveel mogelijk over de bronnen waar we de gegevens van hebben ontvangen.
 

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens met de volgende doelen:

Dossiervorming & facturatie
Onze medewerkers en therapeuten gebruiken uw persoonsgegevens voor het bijhouden van het behandeldossiers en voor het maken van de facturen ten behoeve van uw behandeling en voor u om uw factuur in te kunnen dienen bij uw zorgverzekeraar.

Voor de uitvoering van onze dienstverlening
Wij gebruiken persoonsgegevens om contact met u op te kunnen nemen. Het uitvoeren van intern kwaliteitsonderzoek naar mogelijke problemen en risico’s te toetsen en of de wetgeving goed is ingevoerd en wordt nageleefd.

Marketing activiteiten
Wij houden u graag op de hoogte van onze diensten. Via e-mails, nieuwsbrieven, onze website en sociale media kunnen wij u op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen en aanvullende diensten die voor u relevant kunnen zijn. Wilt u deze informatie liever niet ontvangen? Dan kunt u zich via een ontvangen bericht afmelden.

Verbeteren en innoveren
We gebruiken persoonsgegevens om onze producten en diensten te blijven verbeteren. Om dit te kunnen doen maken wij rapportages en analyses van onze diensten. Bij het opstellen hiervan verwijderen wij waar mogelijk de persoonsgegevens de we niet nodig hebben, ook kunnen we gegevens bundelen op een bepaald abstractieniveau (aggregeren), versleutelen (pseudonimiseren) of anoniem maken.
 

Op welke rechtsgrond verwerken wij persoonsgegevens? 


Verwerking van persoonsgegevens is alleen toegestaan als we daar een wettelijke grondslag voor hebben. Wij hanteren de volgende grondslagen: 


  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, bijvoorbeeld de behandeling.

  • De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld het opvragen van een kopie identiteitsbewijs om u te identificeren.

  • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld wanneer we een onderzoek naar een mogelijke behandeltherapie doen. 
Hierbij maken we een belangenafweging tussen het gerechtvaardigd belang van ons of van een derde en uw belang.
     

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk daarbij aan maatregelen om onze website en IT-systemen veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen. Maar ook aan beveiliging van fysieke ruimtes waar gegevens zijn opgeslagen. Wij hebben een informatiebeveiligingsbeleid en zorgen ervoor dat onze medewerkers kennis hebben op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. Alleen geautoriseerd personeel kan uw gegevens inzien en verwerken. Onze leveranciers van software en IT-systemen verplichten wij om minimaal gelijkwaardige beveiligingsmaatregelen te treffen. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring én de eed of belofte afgelegd. Medewerkers beloven en/of verklaren hierbij dat ze zich houden aan de wet- en regelgeving en gedragscodes en integer zullen handelen.
 

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. In sommige gevallen bepaalt de wet hoe lang wij gegevens mogen of moeten bewaren. In andere gevallen hebben wij zelf bepaald hoe lang wij uw gegevens nodig hebben. Wij hebben hiervoor een bewaartermijnenbeleid opgesteld.
 

Met wie delen wij persoonsgegevens?

We delen persoonsgegevens met derden als dit op grond van de wet is toegestaan en noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering. Wij delen persoonsgegevens met: 


  • Onze medewerkers, wanneer zij direct betrokken zijn bij uw therapie of behandelplan;

  • Onze therapeuten, wanneer zij direct betrokken zijn bij uw therapie of behandelplan;

  • De overheid als wij dat wettelijk verplicht zijn. Hierbij kunt u denken aan toezichthouders zoals de Autoriteit Persoonsgegevens;

  • Bedrijven die wij inschakelen om diensten voor ons uit te voeren die te maken hebben met onze praktijk of als werkgever. Hierbij kunt u denken aan agendabeheersysteem,  incassobureaus, expertisebureaus, arbodiensten, advocaten of verzekeringsmaatschappijen.

 

Wij kunnen de verwerking van persoonsgegevens ook uitbesteden aan derde partijen. Volgens de wet zijn die derde partijen dan verwerkers van persoonsgegevens. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van IT- dienstverleners voor onderhoud en supportfuncties. Zulke partijen worden beschouwd als verwerker omdat zij geen zelfstandige zeggenschap hebben over de persoonsgegevens in het kader van onze producten en diensten. Wij blijven in die situaties verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens.
 

Wat zijn uw rechten?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft u een aantal rechten die u ten opzichte van ons uit kunt oefenen. Welke rechten dit zijn en hoe u die ten opzichte van ons kunt uitoefenen leest u hieronder.

Gegevens inzien of verbeteren 

U hebt het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en om onjuiste gegevens te laten aanpassen of verwijderen. U kunt onze afdeling Privacy hiervoor een verzoek tot inzage of correctie sturen via onderstaande contactgegevens:

     Afdeling Privacy
     t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming 

     telefoon: 072-5155454
     e-mail: privacy@vanreininstituut.nl
     adres: Van Alphenstraat 9, 1813 KG Alkmaar

Wij stellen controlevragen of vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs om u te identificeren. Binnen 30 dagen ontvangt u een reactie van ons.

Identiteitsbewijs

Bij het verstrekken van een kopie van uw identiteitsbewijs moet u uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) onzichtbaar maken. We raden u ook aan om op de kopie aan te geven dat deze kopie bestemd is om uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens uit te oefenen. Gegevens laten verwijderen en het recht om ‘vergeten te worden’ In een aantal gevallen en onder voorwaarden heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u hebben te laten wissen. Dit is het geval indien:

  • de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt;

  • u gegrond bezwaar tegen de verwerking maakt;

  • uw persoonsgegevens door ons onrechtmatig zijn verwerkt;

  • wij wettelijk verplicht zijn om de persoonsgegevens te wissen.


Het recht om vergeten te worden, is geen absoluut recht. Als wij niet voldoen aan uw verzoek om uw persoonsgegevens te laten wissen, informeren wij u over de redenen waarom wij niet aan uw verzoek zullen voldoen.

Beperking van de verwerking
Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of dat de door ons verwerkte gegevens onjuist zijn, kunt u verzoeken om beperking van de verwerking. Dit betekent dat de gegevens niet meer door ons mogen worden verwerkt.

Overdracht van de gegevens (dataportabiliteit) 

U heeft het recht om een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt voor de uitvoering van een overeenkomst die u met ons heeft gesloten. Het gaat hier alleen om persoonsgegevens die wij van u zelf hebben ontvangen en niet om gegevens die wij van derden hebben ontvangen. Het doel van dit recht is om u in staat te stellen deze gegevens eenvoudig over te dragen aan een andere partij.

Recht van bezwaar 

U heeft ten allen tijden het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die plaatsvindt op basis van ons gerechtvaardigd belang of het gerechtvaardigd belang van een derde. In dat geval zullen wij uw gegevens niet langer verwerken tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Afmelden voor aanbiedingen
Wij kunnen u benaderen voor aanbiedingen. U heeft het recht om u af te melden voor nieuwsbrieven of aanbiedingen over onze en aanverwante diensten. In commerciële aanbiedingen vermelden wij altijd een afmeldmogelijkheid.
 

Aanpassing privacyverklaring

De privacywetgeving is in beweging. Wij kunnen deze privacyverklaring dan ook aanpassen om up to date te blijven. Wij doen dit bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er iets verandert in onze bedrijfsactiviteiten of in de wet of in de rechtspraak. Wij raden u daarom aan deze privacyverklaring regelmatig opnieuw te bekijken bij een bezoek aan onze websites. Wij kunnen u ook actief informeren over wijzigingen in deze privacyverklaring door middel van een e-mail of nieuwsbericht.
 

Vragen of klachten

Hebt u vragen over deze privacyverklaring? Of heeft u een klacht over privacy? Dan kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming.

     Afdeling Privacy
     t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming 
     telefoon: 072-5155454
     e-mail: privacy@vanreininstituut.nl
     adres: Van Alphenstraat 9, 1813 KG , Alkmaar

 

Ook kunt u altijd klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Kijk daarvoor op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl of neemt telefonisch contact op via 0900-2001201.

 

Copyright 2025 - Van Rein Instituut B.V.